Case Study Stadt Aarau: Ein Tool für eine effektive Aufgabenverwaltung

Aarau, die Hauptstadt des Kantons Aargau, zeichnet sich durch eine herausragende Lebensqualität aus und setzt in vielfältigen Bereichen Maßstäbe. Als Mittelpunkt einer facettenreichen Region ist Aarau heute ein attraktiver Wirtschaftsstandort, der vorausschauend plant und sich kontinuierlich mit der Bevölkerung austauscht.
Im Rahmen eines Pilotprojekts wurde Asana in der Sektion Stadtentwicklung als zentrales System für das Projektmanagement eingeführt. Wir unterstützten dabei, das Tool an die Anforderungen der Mitarbeitenden anzupassen, Mitarbeitende zu schulen und Prozesse zur effizienten Nutzung zu etablieren.

Quick Check

Fakten:

Einführung von Asana als zentrales Tool für die vielfältigen Projekte
Einführung in der Sektion Stadtentwicklung war ein Pilotprojekt
Anpassen des Tools an die vorhandenen Prozesse und IT-Infrastruktur
Schulung von Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Wissensstand

Ziele:

Externe Anfragen sollten zentralisiert dargestellt werden
Transparentes Ressourcenmanagement über Asana
Verbesserung der Effizienz bei der jährlichen Planung
Transparente Darstellung von Projektstatus und Bearbeitungsstände

Zeitraum:

12 Monate

Resultate:

Mitarbeitende wurden intensiv in der Nutzung von Asana geschult
Zeitersparnis bei Abstimmungsprozessen und Planungen ist deutlich sichtbar
Mitarbeitende haben Asana als täglichen “Begleiter” akzeptiert
Die projektinterne Kommunikation erfolgt fast ausschließlich in Asana.

Die Herausforderung

In der Sektion Stadtentwicklung wird eine Vielzahl von Projekten durch unterschiedliche Personen bearbeitet. Viele dieser Projekte erstrecken sich über einen langen Zeitraum, sodass ein transparenter Bearbeitungsstand gegeben sein muss. Die bisherige Bearbeitung wurde mit Emails und Fallakten abgebildet, was zu einem unübersichtlichen und von Einzelpersonen abhängigen Prozess führte. Weiterhin wurde die Ressourcenplanung durch diese Workflows deutlich erschwert.

Ziel: Ein Tool für alle Informationen

Die Sektion Stadtentwicklung wollte Asana nutzen, um Projekte und Aufgaben zentral zu strukturieren, die Zusammenarbeit bei den Projekten zu vereinfachen und effizienter zu gestalten sowie den Projektfortschritt und die Projektkommunikation zentral festzuhalten und zu dokumentieren. Dadurch sollten die Produktqualität, die Übersichtlichkeit und die Informationsverfügbarkeit verbessert werden. Zudem sollte die Kommunikation innerhalb der Projekte gebündelter erfolgen.

„Der Support von Bridgeflow war sehr kompetent. Zudem war die Zusammenarbeit sehr flexibel, so dass auf Fragen, Probleme und Anliegen, die bei der Nutzung von Asana auftraten, stets kompetent und unkompliziert reagiert werden konnte.“

Marco Caprarese – Co-Head of Urban Development City of Aarau

Die Lösung: Ein zentrales Tool für alle Projekte

Asana wurde als zentrales System für alle Projekte eingeführt. Die gesamte Kommunikation wurde von den E-Mails oder internen Chats in Asana übertragen, sodass der gesamte Kommunikationsverlauf innerhalb der Projektteams jederzeit transparent eingesehen werden kann. Die Inbox für eingehende Projektanfragen wurde ebenfalls in Asana übertragen, sodass die Ressourcenplanung, die Projektplanung und Statusupdates im Tool erfolgen können. Sämtliche Mitarbeitende wurden im Umgang mit Asana umfangreich geschult, sodass eine hohe Akzeptanzrate zu erwarten war.

Anpassungen und Nutzung

Um die vorhandenen Abläufe ideal in Asana abbilden zu können, mussten unsere Berater das Tool anpassen. Mit dem Custom Workflow Module konnte so beispielsweise der jährliche Planungsprozess effizienter gestaltet werden. Weiterhin wurden zwei Workstreams “Anfragen” und “Projekteröffnung” eingerichtet, um eingehende Projektanfragen und das Projektmanagement transparent für alle Beteiligten darzustellen. Im Einzelnen lag der Schwerpunkt auf folgenden Tasks:

Zentralisierung der Projektanfragen
Übersichtliches Abbilden aller Projekte
Transparente Darstellung des Bearbeitungsstatus
Etablierung von einfachen Workflows für eine effiziente Ressourcenplanung
Abbilden der gesamten projektbezogenen internen Kommunikation
Tiefgreifende Schulung des gesamten Mitarbeitendenstabs

Erreichbarkeit und Detailtiefe

Die Mitarbeitenden gaben bereits nach wenigen Wochen das Feedback, dass sich die Projekte deutlich effizienter steuern lassen. Projektupdates konnten bereits in einem frühen Stadium des Rollouts transparent eingesehen werden, wodurch sich auch die Motivation bei den Mitarbeitenden bei der Arbeit mit Asana deutlich gesteigert hat.

Das Ergebnis

Weiterhin konnte mit dem neuen System sichergestellt werden, dass keine Projekte oder Anfragen wegen des hohen Workloads durchrutschen.

Individuelle Anpassungen von Asana

Mit Hilfe von Custom Workflows konnte Asana an die Anforderungen des Kunden angepasst werden. Sowohl die zentrale Inbox für Projektanfragen als auch die Ressourcenplanung mittels Asana führen zu einer effizienten und transparenten Arbeitsweise. Projekte können nun klar priorisiert und umgesetzt werden. Bearbeitungsstände, Blocker und Abhängigkeiten können jederzeit eingesehen und beurteilt werden. Vertretungen wegen Urlaub oder Krankheit können dank der transparenten Darstellung der gesamten projektbezogenen Kommunikation problemlos durchgeführt werden, sodass Projekte nicht mehr in Zeitverzug geraten.

Hohe Akzeptanz der Mitarbeitenden

Bereits in der Anfangszeit des Rollouts waren sämtliche Mitarbeitende offen für die Einführung eines neuen Tools. Während der Erarbeitung der Workflows wurden unsere Berater tatkräftig unterstützt. Auch während der intensiven Mitarbeitendenschulung bekamen wir positive Rückmeldungen. Bis heute ist Asana das zentrale Projektmanagement-Tool. Weitere Abteilungen und Sektionen haben das System bereits in ihr Daily Business übernommen.

Empfehlung

„Die Zusammenarbeit war stets sehr angenehm, die Unterstützung sehr kompetent und flexibel. Die Zusammenarbeit hat entscheidend zum Erfolg des Asana-Rollouts beigetragen.“

Marco Caprarese – Co-Head of Urban Development City of Aarau

Die Stadt Aarau ist mit ca. 21.000 Einwohnern der Hauptstadt des Kantons Aargau. Die Stadtverwaltung ist für die Bevölkerungsdienste, Stadtplanung und -entwicklung, die öffentliche Sicherheit, Infrastrukturmaßnahmen, Finanzverwaltung, Kultur- und Freizeitaktivitäten, Bildungsangebote und vieles mehr verantwortlich und stellt eine hohe Lebensqualität und Facettenreichtum für ihre Bürger sicher.

www.aarau.ch

Interesse geweckt?

Dann vereinbaren Sie noch heute einen exklusiven Discovery Call.

NABA Feinkost

Seit 1991 ist das Unternehmen auf die Entwicklung von Bioprodukten spezialisiert. Als Familienbetrieb agieren sie mit Überzeugung und großer Leidenschaft. Eine abwechslungsreiche, unkomplizierte und nachhaltige Ernährung ist ihnen besonders wichtig: sowohl zum Wohl der Verbraucher als auch zum Schutz unseres Planeten. Um ihren Mitarbeitern ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld zu bieten, spielen die Themen Digitalisierung, Kommunikation und transparentes Projektmanagement eine zentrale Rolle für ein produktives Miteinander.

Rieter

Durch die Optimierung der Onboarding Prozesse konnte die Ressourcenplanung mit maßgeschneiderten Workshops und Webinaren verbessert werden. Die Trainings sorgen für eine nachhaltige Nutzung und überdurchschnittliche Bewertungen.