Die Art, wie wir arbeiten, ist zu großen Teilen unproduktiv und nicht nachhalting. Und ein großer Faktor spielen unsere Kommunikationsgewohnheiten – und das Tool “E-Mail”.
Seien wir ehrlich – wir alle nutzen E-Mails hundertfach am Tag – und fühlen uns dadurch gestresst, genervt und nicht produktiv. Schlimmer noch: durch Notifications auf PC und Smartphone lenken uns E-Mails sogar ständig von der eigentlichen Arbeit ab. Der Gipfel ist erreicht, wenn E-Mails (aber auch MS Teams oder Slack channels) für die Organisation von ganzen Projekten und Aufgaben genutzt wird.
Leider ist das Altag in den meisten Unternehmen. Warum ist das ein Problem?
Informationen und E-Mails haben keinen Kontext-Bezug – man muss sich mühevoll Ordner in Outlook einrichten um einigermaßen Struktur zu erhalten. Informationen wie Anhänge, Links zu Ordnern und Tasks/Aufgaben sind in den Bergen an Nachrichten versteckt.
Und schlussendlich hat man nicht die Wahl, ob man einer Konversation folgen möchte oder nicht – Kollegen packen dich einfach auf CC und schwubs, hast du wieder eine weitere E-Mailkette in der Inbox
Das Ganze ist durch zahlreiche Studien nachgewiesen worden. Im jährlichen Asana “Anatomy of Work Report” (1) wird das Ausmaß durch Zahlen deutlich: jede Woche verlieren Arbeitnehmer durchschnittlich fast drei Stunden mit unnötigen Meetings. Jeden Tag werden sie mit unzähligen E-Mails bombardiert. Jede Stunde ist ihre Aufmerksamkeit auf über 15 Tools aufgeteilt, zwischen denen sie ständig wechseln müssen. Es wird schon von “Appocalypse” gesprochen.
Schlussendlich verlieren Unternehmen dadurch extrem wertvolle Zeit, da die Mitarbeiter ständig in einem hyperaktiven Arbeitsmodus sind und die Produktivität sinkt.
- Mitarbeiter werden ständig unterbrochen
- Projekte dauern viel länger als geplant
- Die Konzentrationsfähigkeit nimmt rapide ab
- Schlussendlich führt diese Arbeitsweise auch zu Burnout und stressbedingten Erkrankungen
Warum wir E-Mails abgeschafft haben
Die Art, wie die meisten Unternehmen mit E-Mails arbeiten, erzeugt also Stress, Chaos und macht Mitarbeiter unproduktiv und demotiviert sie. Deshalb haben wir bei BridgeFlow konsequent daran gearbeitet, E-Mails zu reduzieren und teilweise sogar ganz abzuschaffen.
Work Management statt E-Mail
Bei BridgeFlow werden intern keine E-Mails mehr geschrieben. Richtig gelesen: 0 interne E-Mails pro Tag! Statt auf E-Mails setzen wir auf das führende Workmanagement-Tool Asana – und haben es als zentralen Collaboration Hub positioniert.
Stellen Sie sich ein eine Platform vor, auf der sämtliche Informationen, Aufgaben, Anhänge, Fortschritte, KPIs usw. auf einem Blick verfügbar sind – und alle Mitarbeiter dort kommunizieren – immer im richtigen Kontext und asynchron – und sich dabei auf die wichtigen, richtigen Informationen fokussieren und somit auf die eigentliche Arbeite konzentrieren können. Die Effekte sind sofort messbar:
- Keine internen E-Mails
- Drastische Reduktion von Meetings
- Gesteigerte Produktivität
- Jederzeit Klarheit und Transparenz über unsere Projekte
Das ist aber nur ein Teil des Puzzles. Daher möchte ich nun die vier zentralen Schritte aufzeigen, wie jedes Unternehmen die E-Mail-Flut reduzieren und sogar abschaffen kann.
Zunächst kommt die Erkenntnis, dass es so nicht weitergehen kann. Für alle, die sich zu dem Thema noch tiefer einlesen möchten, empfehle ich das Buch “Eine Welt ohne E-Mail” von Cal Newport.
Nach der Erkenntniss sind folgende Punkte für Arbeiten ohne E-Mails wichtig:
- Kontextbasierte Kommunikation auf Projekt und Aufgabenbasis
- Klare Regeln / Guidelines und Best Cases zur Kommunkation
- Die richtigen Tools
- Training und Change Management
- Kontextbasierte Kommunikation auf Projekt und Aufgabenbasis
Um interne E-Mails loszuwerden, benötigt es einen Ort und Prozesse, die immer im richtigen Kontext liegen. Das bedeutet, eine Aufgabe oder ein Projekt ist mit Kommunikationsmöglichkeiten versehen. Excel, PowerPoint oder Word sind aus vielen Gründen NICHT dafür geeignet, das sie keine Projektmanagement oder Kollaborationsfeatures besitzen. Auf das richtige Tool gehen wir gleich ein.
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Ort, wo Sie wirklich alle Projekte, Tasks, Prozesse, KPIs, Ziele usw. Übersichtlich und jederzeit Verfügbar sehen anstatt in SharePoint zwischen hunderten Excel- und PowerPoint Dokumenten hin- und her zu springen. Dies ist der erste Schritt – einen zentralen Ort für alles zu schaffen.
Jetzt können Sie in jedes Projekt oder Aufgabe klicken und spezfisch, kontextbasierte, Kommentare, Updates, Referenzen posten – sodas:
- Eine übersichtliche und nachvollziehbare Kommunikation stattfindet
- Kollegen jederzeit in die Unterhaltung ein- und austeigen können, ohne sich vorher durch hundert E-Mails lesen zu müssen
- Aufgaben, die aus den Unterhaltungen entstehen, können direkt im Tool eingetragen, zugewiesen und verfolgt werden
- Durch den Bezug auf den Kontext (Projekt) findet man die richtigen Informationen direkt – ohne sich durch hunderte E-Mails durchlesen zu müssen
Und das Beste? Die entsprechenden Kollegen werden NICHT direkt informiert – sondern dann, wenn es für Sie passt. Asynchron.. Da die meisten von uns in einer hyperaktiven Arbeitswelt leben, fühlt sich alles immer wichtig, dringen an und wir pausieren sofort mit der Aufgabe, an der wir gerade arbeiten. Asnchron bedeutet, sich zu einer selbst definierten Zeit an ein Projekt zu setzen und erst dann, wenn man sich in diesem Kontext (Projekt A) befindet, Informationen abzurufen.
Das klingt zunächst kontrakprodukiv. Allerdings ist es bewiesen, dass eine fokussierte, single-tasking Arbeitswelt deutlich produktiver ist und Menschen nicht so leicht ausbrennen. Durch eine einzige, kontextbasierte und asynchrone Unterhaltung sparen Unternehmen extrem viele E-Mails, Zeit und steigern die Produktivität spürbar.
- Die richtigen Tools
Wir bei BridgeFlow haben wirklich alles gestestet, was es da draußen an Tools so gibt. Schlussendlich haben wir uns für das Tool Asana entschieden.
Angebote wie MS365 oder Google Workspace nutzen wir für Dokumente, Datenablage (SharePoint) usw. Und MS Teams und Slack für ad-hoc Kommunikation. Hier fragen Sie sich jetzt sicherlich, warum wir nicht MS Teams für das Projektmanagement nutzen – es kommt doch mit Chats, Planner, usw. Das ist richtig, allerdings wissen wir aus Erfahrung, dass die MS Suite sich NICHT für Kollaboration, sondern für Kommunikation eignet. Das ist ein rießger Unterschied, der in vielen Unternehmen leider noch nicht angekommen ist. Auch dafür haben wir ein eigenes Video gedreht.
Enter Asana: Asana ist das führende Workmanagement Tool. Es ist genau das Dashboard, was ich vorhin beschrieben habe – alle Projekte, Tasks, KPIs, Ziele usw. Befinden sich hier und sind immer (auch mobil) verfügbar. Und: Mit einer intelligenten Kommunikationsfunktion ausgestattet. Egal wo ich mich befinde, ich kann immer Kontextbasiert, Asynchron kommunizieren, Aufgaben zuweisen, Projektupdates schreiben usw.
Asana hat eine Funktion namens “Inbox” – der Ersatz für alle internen E-Mails – mit einem riesigen Unterschied: Alle Benachrichtigungen sind “Actionable” – d.h. direkt umsetzbar. Egal ob es ein Kommentar, ein Update, eine zugewiesen Aufgabe, eine Anhang oder eine Erinnerung ist – ich habe immer den richtigen Kontext zugeorden (Projekt, Aufgabe usw) und kann aus Asana heraus Kommunizieren. Vielleicht kennen Sie die Begriffe “Ticket” oder “Karten” von Tools wie Jira, Trello oder Planner – in Asana sind diese Tickets (Tasks genannt) nicht nur viel intelligenter strukturiert sonder werden ergänzt durch Updates, Informationen usw. aus allen Bereichen des Unternehmens.
So können verschiedene Abteilungen, über Zeitzonen hinweg, asynchron und kontextbasiert arbeiten – Silos aufbrechen und Arbeit wieder ins fließen bringen.
Neben der reduierten Flut an E-Mails gewinnen die Mitarbeiter vor allem eins: Klarheit. Jeder weiß genau, welches Projekt wo steht, wer für was bis wann zuständig ist, was die nächsten Schritte sind und wo ggf. Nachjustiert werden muss. Auf unserem YouTube Kanal erklären wir mehr über die Funktionen von Asana.
- Klare Regeln / Guidelines und Best Cases zur Kommunkation
Selbst ein Tool Asana ist nur so stark wie die Anwender. Manche Firmen haben sogennabte “E-Mail Knigges” entworfen, um Mitarbeiter darauf zu trainieren, wie man richtig digital Kommuniziert. Das Gleiche ist auch für Asana wichtig.
Beispiel: Bevor man eine Aufgabe als erledigt markiert, ist ein Kommentar hilfreich, der zusammenfasst, was erledigt wurde und wo das Ergebnis zu finden ist. Idealerweise stellt man auch den Link zum Ergebnis (Dokument hochladen oder Link zum SharePoint) bereit. Durch die Inbox werden alle relevanten Kollegen informiert – ohne das eine einzige E-Mail versandt wurde. Der Verlauf der Aufgabe ist für alle nachvollziehbar, man kann auch nachträglich Kollegen hinzufügen und durch AI Zusammenfassungen erstellen lassen – sodass auch das Projektreporting deutlich einfacher wird.
- Training und Change Management
Für viele Menschen ist der Switch von hyperaktiven ad-hoc Kommunikation zur asynchronen, kontextbasierten Kommunikation natürlich eine Veränderung. Und Veränderungen sollten idealerweise durch Experten begleitet werden.
Bei BridgeFlow helfen wir täglich Unternehmen dabei, besser zu kommunizieren und danke Tools wie Asana besser zusammen zu arbeiten. Change Management, also die Schmerzpunkte (die ich zu Beginn des Videos genannt habe) aufzuzeigen und Lösung anzubieten, anstatt einfach ein Tool in die Firma zu schmeißen, ist essenziell.
Selbst wenn die Vorteile auf dem Papier sofort ersichtlich sind bringt Veränderung oft Widerstand. Durch das richtige Training und Change Management kann der Switch aber schnell und effektiv erfolgen, in der Regel in wenigen Wochen.
Fazit
Können wir E-Mails jetzt abschaffen? Zum größten Teil ja. Die Flut an internen E-Mails kann man auf 0 reduzieren, und selbst, wenn man die Zahl um nur um 50% reduziert, ist schon viel gewonnen. E-Mails sind weiterhin ein wunderbares Tools zur Kommunikation Externen. Kunden, Bewerber usw. Und selbst diese kann man in Tools wie Asana kostenlos einbinden, sodass auch hier die Anzahl der E-Mails reduziert wird. Das sprengt aber den Rahmen dieses Artikels.
Durch das richtige Tool (Asana), begleitet durch Change Management können Unternehmen eine kontextbasierte, asynchrone Kommunikation und Kollaboration schaffen – und damit wieder Platz für Fokus, weniger Stress und damit glücklichere Mitarbeiter. Projekte und Aufgaben werden schneller und produktiver bearbeitet und die ganze Firma spürt diese positiven Veränderungen von Tag 1.
Wenn Sie jetzt neugierig geworden sind wie auch Sie Ihre E-Mail-Flut in den Griff bekommen, produktivere Teams schaffen und konzentrierter arbeiten können – klicken Sie einfach auf den Link in der Video Beschreibung und wir sprechen gemeinsam, wie wir Sie dabei Unterstützen können.
