Projektmanagement ist vor allem eine Frage der Organisation. Wer schon mal die vielen Fäden in der Hand behalten musste, um ein Projekt zum Erfolg zu führen, der erinnert sich wahrscheinlich an einige schlaflose Nächte. Bloß alle Deadlines im Auge behalten! Nur alle Verantwortlichkeiten genau benennen! Und dabei noch alle Beteiligten gleichzeitig über kurzfristige Änderungen briefen.
Da ist es eine wahre Erleichterung, wenn Sie mit einem einzigen Tool alle Herausforderungen gleichzeitig meistern können. Mit der Projektmanagement-Plattform Asana organisieren Sie Ihre Projekte ohne Kopfschmerzen und können gleichzeitig den Workflow der Abläufe optimieren.
Asana hilft Ihnen
- den Überblick über alle Aufgaben zu behalten,
- die Fristen einzuhalten,
- die Ziele des Projektes zu erreichen.
Damit Sie bei vielfältigen Aufgaben-Ebenen, einem großen Team, gestaffelten Deadlines und verschiedenen digitalen Kommunikationswegen den Überblick behalten, eignet sich die Komplettlösung von Asana ideal. Indem Sie alle erforderlichen Informationen und Abläufe in einer Anwendung konzentrieren, sparen Sie erhebliche Zeit und Ressourcen.
Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 verwenden Wissensarbeiter täglich 10 Apps und wechseln jeden Tag bis zu 25-mal zwischen ihnen hin und her.[1] Die Features von Asana versetzen dagegen das gesamte Team in die Lage, auf einer einzigen Plattform das Gesamtprojekt ebenso im Auge zu behalten wie persönliche Tasks. Darüber hinaus können alle Team-Mitglieder miteinander kommunizieren und alle Dokumente sind schnell auffindbar und leicht zugänglich.
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Die wichtigsten Asana-Funktionen, um Projekte zu organisieren
Um mit Asana Ihre Projekte zu organisieren, können Sie intuitiv auf bewährte Strukturen zurückgreifen, gleichzeitig aber deren Koordination und Abläufe optimieren.
Wichtige Funktionen im Überblick:
- Mit dem Projekt-Board sorgen Sie für Übersichtlichkeit
- Definieren Sie zuständige MitarbeiterInnen und Deadlines
- Legen Sie personalisierte Felder für Aufgaben und Unteraufgaben an
- Visualisieren Sie den Projektablauf mit einer Zeitleiste und Meilensteinen
- Für automatisierte Abläufe können Sie personalisierte Vorlagen erstellen oder fertige verwenden
- Konvertieren Sie E-Mails in Asana Tasks
- Asana verbindet sich mit anderen Tools wie GoogleDrive, Slack oder MS Teams
- Jedes Team-Mitglid kann für sich selbst individuelle ToDo-Listen anlegen
- Mit Farbcodes und Priority Tags schaffen Sie Transparenz und Übersichtlichkeit
- Status Updates können Sie zentral versenden
- Haken Sie erledigte Aufgaben einfach ab
Insbesondere die Synchronisation mit anderen Anwendungen erleichtert die zentrale Zusammenführung von Informationen und Materialien. Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente, können aber auch in kurzen Chats Problemlösungen vorantreiben. Wer seine Projekte mit Asana organisiert, profitiert von den Synergie-Effekten der meistgenutzten Kommunikationskanäle.
Die fünf am häufigsten automatisierten Prozesse
Wenn Sie die userfreundliche Projektplanung von Asana nutzen, profitieren Sie auch von den Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. So nimmt Ihnen die Software auch wiederkehrende Entscheidungen ab. Mithilfe von benutzerdefinierten Regeln können Sie nämlich Routineaufgaben selbst automatisieren oder auf Vorlagen zurückgreifen. So können Sie unnötigen Zeitaufwand reduzieren. Aus Erfahrung sind die folgenden Punkte die fünf häufigsten manuellen Prozesse, die sich mithilfe von Asana beim Projektmanagement automatisieren lassen[2]:- Neue Aufgaben dem richtigen Projekt zuordnen
- Aufgaben den zuständigen Teammitgliedern zuweisen
- Teammitglieder dazuschalten, wenn ihre Beteiligung relevant wird
- Fälligkeitstermine für Personen festlegen
- Aufgaben zu gegebener Zeit für Teammitglieder bereitstellen
