Trello vs. Asana: Wer auf der Suche nach dem passenden Projektmanagement-Tool ist, kommt an den Branchenführern Trello und Asana nicht vorbei. Beide Programme werden mittlerweile selbst in großen Konzernen eingesetzt – die Anwendungsfälle sind vielfältig, der Bedarf ist enorm. Damit Sie nicht beide Programme ausprobieren müssen, um eine Entscheidung für sich oder Ihr Team zu treffen, gehen wir in diesem Artikel auf die Vor- und Nachteile beider Tools ein.
Spoiler: Trello und Asana erfüllen zwar einen ähnlichen Zweck (Projekte planen und verwalten), haben aber ganz unterschiedliche Schwerpunkte. Welches der beiden Tools für dich das Richtige ist, hängt davon ab, welche Art von Projekten Sie verwirklichen möchten und welche Arbeitsabläufe Sie bevorzugen. Aber der Reihe nach: Was können die beiden Tools denn eigentlich?
Trello: Für Minimalisten & Einsteiger
Die Aufgabenplanung in Trello basiert auf der Kanban-Methode. Das bedeutet: Einzelne Aufgaben werden mithilfe digitaler Sticky Notes sortiert, priorisiert und verwaltet. Aus all diesen Notizen entsteht ein Aufgaben-Board – ein schwarzes Brett, wenn man so will – das Projektmanagern und Team-Mitgliedern einen guten Überblick darüber gibt, wer für die Erledigung einer Aufgabe zuständig ist, wer an welchem Task arbeitet und welche Aufgaben abgeschlossen sind.
Vorteile von Trello
Intuitive Bedienung
Der größte Vorteil von Trello ist schon bei der ersten Anwendung ersichtlich: Die Bedienoberfläche ist so simpel und intuitiv, dass sie sich auch unerfahrenen Nutzer schnell erschließt. Dadurch fällt auch der Einstieg extrem leicht: Anmelden, einrichten, loslegen – mit keinem anderen Tool lassen sich Projekte so unkompliziert managen.
Schnelles Set-up
Mithilfe der übersichtlichen Kanban-Ansicht lässt sich der Arbeitsfortschritt jeder einzelnen Aufgabe transparent überblicken. Die Spalten dienen als Ordnungshelfer: Jeder Arbeitsschritt, den ein Task durchläuft, wird in den entsprechenden Status verschoben, z. B. ToDo, Pending, To Be Done, Blocked und Erledigt.
In den Spalten befinden sich die einzelnen Aufgaben auf unseren “Sticky Notes”. Im agilen Projektmanagement sprechen wir von Tickets (oder Karten). Im Verlauf deines jeweiligen Workflows werden die Tickets von der ersten bis zur letzten Spalte weitergeschoben, bis eine Aufgabe erledigt ist.
Einfaches Aufgabenmanagement
In den Tickets werden alle für einen Task relevanten Informationen hinterlegt – ähnlich, wie man es klassischerweise von einer To-Do-Liste kennt. Vom Titel der Aufgabe über die Aufgabenschreibung bis zur Angabe der Priorität und des Fälligkeitsdatums finden die Task Owner hier sämtliche Aspekte, die sie für die Erledigung der Aufgabe wissen müssen. Größere ToDos lassen sich zusätzlich in Unteraufgaben einteilen, die einzeln abgehakt werden können. So behält das Team den vollen Überblick, wie weit ein Task bereits fertiggestellt ist und an welcher Stelle noch Handlungsbedarf herrscht.Übersichtliches Dashboard
Trello bietet auch ein einfaches Reporting-Dashboard, mit dem Sie den Projektfortschritt überblicken, Fälligkeitsdaten im Auge behalten und erkennen, bei wem welche Verantwortichkeiten liegen. Zugegeben, die Reporting-Funktionen sind im Gegensatz zu Asana eher überschaubar. Für Freelancer oder kleine Teams, die pragmatisch und hands-on arbeiten, ist die Übersicht in der Regel aber ausreichend.Nachteile von Trello
Beinahe könnte man sagen, Trellos größter Vorteil ist auch Trellos größter Nachteil. Denn tatsächlich ist das beliebte Projektmanagement-Tool so einfach zu bedienen, weil es beim Blick unter die Motorhaube auch nur limitierte Features hat. Das ist genial und völlig ausreichend, wenn man einfache oder kurzfristige Projekte mit 2–3 Mitarbeitenden umsetzen möchte, zum Beispiel eine Geburtstagsparty planen oder ein neues Logo für die Firma entwickeln.
Wenige Features
Sobald die Aufgabenstellung etwas komplexer wird, stößt Trello allerdings an seine Grenzen. Das ist meistens schon der Fall, sobald mehr als 4–5 Leute an deinem Projekt beteiligt sind – erst recht, wenn sie in Zeiten der Remote-Arbeit sogar über mehrere Standorte und Zeitzonen verteilt sind. Für solche Zusammenarbeitsmodelle ist der Funktionsumfang von Trello zu klein, weil er auf das reine Aufgabenmanagement und die Zusammenarbeit in kleineren Teams ausgerichtet ist. Teams, die größere Projekte umsetzen wollen, müssen aber auch Arbeitszeiten und Kosten erfassen, um ihre Budgets im Blick zu behalten. Hier bietet Trello – im Gegensatz zu Asana – keine geeigneten Features an.
Beispielsweise fehlt die Möglichkeit, Abhängigkeiten von Aufgaben in der Timeline darzustellen, die bei größeren und komplexeren Projekten unerlässlich sind. Ebenso fehlt die Möglichkeit, Meilensteine anzulegen oder Regeln zu definieren. Ein weiteres Beispiel ist die Listenansicht: Im Grunde werden die Aufgaben, die du vorher im Kanban-Board angelegt hast, hier nur in einer anderen Ansicht dargestellt – und das leider ziemlich unstrukturiert. Weiterführende Funktionen bietet auch diese Darstellung nicht.
Mangelnde Integrationsfähigkeit
Hinzu kommt, dass Trello zur Atlassian-Familie gehört und sich damit neben die Schwergewichte Jira und Confluence einreihen muss. Wer größere Software-Projekte plant und ein vollumfängliches Projektmanagement Set-up implementieren möchte, muss im Zweifel zusätzlich investieren und alle drei Produkte miteinander kombinieren. Und damit leben, in drei unterschiedlichen Oberflächen zu arbeiten – integrieren lassen sich die Tools nämlich nicht.
Es lohnt sich, vor der Auswahl eines Projektmanagement-Tools die Projektziele, die Aufgaben und die Teamgröße zu definieren. Wir erleben immer wieder, dass beispielsweise Marketing-Teams in einer größeren Organisation viel Zeit und Energie aufwenden, um Trello einzurichten, im Verlauf des Projekts aber merken, dass die Aufgaben und Abhängigkeiten immer komplexer werden. Nicht selten wollen ambitionierte Projektverantwortliche dann schnell handeln und kurzfristig ein umfangreicheres Tool wie Asana einführen. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern im Zweifel auch viel Geld.
Asana: Die All-in-one-Lösung für große Projekte
Asana eignet sich als vollumfängliches Work Management Tool ideal, um ganzheitliche Prozesse abzubilden, größere Projektteams zu koordinieren, vorhandene Tools anzubinden und sämtliche Arbeitsabläufe in einer Oberfläche zu steuern.Vorteile von Asana
Vielfältige Darstellungsoptionen
Asana bietet eine ganze Reihe von unterschiedlichen Darstellungsoptionen. So kannst du dir deine Aufgaben je nach Bedarf in der Listen-, Kanban-, Timeline- oder Kalenderansicht anzeigen lassen. Per Default öffnet sich in Asana die Listenansicht. Im Gegensatz zu Trello lassen sich Wasserfallprojekte oder lineare Prozesse hier aber viel besser steuern. Die Möglichkeit, Aufgaben in Abschnitte zu gliedern sowie Tags und Kategorien zu vergeben, schafft nicht nur optisch mehr Übersichtlichkeit, sondern hilft auch bei der tatsächlichen Projektsteuerung. So lassen sich zum Beispiel auch die Budgets für einzelne Aufgaben abbilden, die ähnlich wie in einem Spreadsheet direkt aufsummiert werden.
Zeitleisten und Abhängigkeiten
Ein weiterer wichtiger Vorteil von Asana ist das Zeitleisten-Feature – ein Must-have im professionellen Projekt- und Prozessmanagement. Hier lassen sich nicht nur die Abhängigkeiten einzelner Aufgaben darstellen, das Tool unterstützt dich auch dabei, sie einzuhalten: Du kannst einen Task nämlich erst abhaken, wenn der andere erledigt ist. In gleicher Weise kannst du diese Beziehungen auch über einzelne Abschnitte, Meilensteine oder Gates abbilden, zum Beispiel, wenn du mit einem “Critical Path” arbeitest und wissen musst, ob bestimmte Aufgaben genehmigt, überarbeitet oder abgelehnt werden müssen. Hier beweist sich der größte Vorteil von Asana par excellence: Die Darstellung und Verarbeitung komplexer Aufgaben und Beziehungsgeflechte.
Detailliertes Reporting
Auch die Kalenderansicht und das Dashboard sind auf komplexe Projekte ausgelegt und bieten eine weitaus detailliertere Darstellung als bei Trello. Zusätzlich lassen sich die Ansichten komplett personalisieren, sodass alle Nutzer ihre individuellen Ziele und Tasks vor Augen haben. Außerdem kannst du deine Daten in PowerBI, Tableau oder andere BI Tools exportieren und Grafiken oder Reportings erstellen.
Automatisierung
Mit dem Workflow Builder hat Asana noch ein eindrucksvolles As im Ärmel. Hiermit lassen sich nämlich Abhängigkeiten und Regeln zur Automatisierung einstellen und Third-Party-Apps wie Miro, Google Drive, Outlook, Teams, Tableau, Salesforce oder Figma verknüpfen – und zwar ganz einfach und intuitiv über einen Asana-eigenen App Store. Auf diese Weise können Projekte nicht nur einfacher, sondern auch viel effizienter gesteuert werden.Ganzheitliche Projektübersicht
Ein Game Changer für Führungskräfte ist außerdem Asanas Portfolio-Feature. Hier können Team-Leiter alle Projekte ihrer Mitarbeitenden überblicken und sehen, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet, ob die Projekte planmäßig verlaufen oder gefährdet sind, den Fortschritt wichtiger Tasks verfolgen und Budgets verwalten oder Ressourcen planen und – für eine erfolgreiche Planung essentiell – Ziele setzen und monitoren. Diese transparente Übersichtlichkeit macht es möglich, das eigene Team auf die Abteilungsziele einzuschwören und dadurch die Motivation zu steigern.
Nachteile von Asana
Komplexe Anwendung
Für kleinere Teams oder Freelancer ist Asana in der Regel zu umfangreich. Viele der Features sind für große und komplexe Projekte ausgelegt, deshalb lohnt sich auch das Invest für kleine und kurzfristige Projekte meistens nicht.Schulungen empfehlenswert
Einige neue Nutzer – insbesondere solche, die nicht besonders technologieaffin sind – fühlen sich anfangs von den Möglichkeiten und Features dieses mächtigen Tools überwältigt. Mit gezielten Schulungen und Onboardings können Sie Ihr Team aber gut und nachhaltig von den Vorteilen von Asana überzeugen, auch wenn dies zusätzlich etwas mehr Zeitaufwand und Anfangskosten (die sich durch die effiziente Projektplanung amortisieren) bedeutet.Checkliste Trello vs. Asana: Welches Tool passt zu dir?
Um herauszufinden, ob sich Trello oder Asana besser für dein Projekt eignet, empfehlen wir dir schon vor der Anschaffung eines Projektmanagement-Tools die wesentlichen Eckpunkte deines Projekts zu definieren. Das sind dafür die drei wichtigsten Schritte:
1. Projekt-Outline entwerfen
Überlege dir schon vor der Tool-Auswahl, welche Projektziele du erreichen willst und identifiziere die wesentlichen Milestones.
2. Projektumfang definieren
Dokumentiere die wesentlichen Aufgaben und verantwortlichen Rollen, zum Beispiel in einer Work Breakdown Structure (WBS).
3. Abhängigkeiten identifizieren
Lege fest, welche Teams in welchen Bereichen zusammenarbeiten müssen und welche Meilensteine aufeinander aufbauen.
Fazit: Trello oder Asana?
| Wann lohnt sich Trello? | Wann lohnt sich Asana? |
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