Case Study: Ampverse
Quick Check
Fakten:
- Internationales Unternehmen mit Standorten in verschiedenen Ländern
- Einheitliche Standards für die Nutzung von Asana notwendig
- Komplexe Prozesse bei der Produktentwicklung mit diversen Stakeholdern
- Intensive Online-Schulungen des gesamten Teams
Ziel:
- Straffung der Kommunikationsprozesse
- Intensive Schulung der Mitarbeiter und Ausschöpfen der Potenziale von Asana
- Einführung von Guidelines für die Asana Nutzung
- Erhöhung der Produktivität
- Effiziente Umsetzung der Prozesse
Zeitraum:
- Ca. 6 Monate
Resultate:
- Verbesserung der Abstimmungsprozesse
- Erhöhung der Transparenz im Projektmanagement
- Verbesserung der Akzeptanz und Nutzung von Asana im Alltag
- Innovative Erstellung eigener Prozessautomatisierungen durch das Team
- Einführung einer OKR-Struktur
- Individuelle Reportingstrukturen
- Gesteigerte Produktivität
- Einheitlich genutzte Prozesse
Die Herausforderung
Als Ampverse versuchte, die eigenen Arbeitsabläufe zu optimieren und interne Prozesse zu straffen, erkannte das Unternehmen den Bedarf für professionelle Unterstützung. Angesichts der Komplexität ihrer Abläufe und des Wunsches, Asana in vollem Umfang zu nutzen, wandte sich das Unternehmen an BridgeFlow, um einen maßgeschneiderten Ansatz zu entwickeln, der die Komplexität der Produktentwicklung transparent darstellt und mittels Asana abbildet.
Asana-Einführung: Transformation von Prozessen mit BridgeFlows Expertise
Bei der Umstellung auf Asana sah sich Ampverse mit der Herausforderung konfrontiert, dass die Prozesse in den verschiedenen Abteilungen und an den verschiedenen Standorten uneinheitlich waren, sodass die Gefahr bestand, dass sich „unterschiedliche Asanas“ entwickelten und die gewünschte Einheitlichkeit nicht umgesetzt werden könnte. Um von Anfang an ein einheitliches Verständnis von Asana und seinen Funktionen zu gewährleisten, intervenierte BridgeFlow mit maßgeschneiderter Anleitung und Schulung.
Die Expertise von BridgeFlow ermöglichte einen reibungslosen Einführungsprozess. Unterstützend dazu haben die Ampverse Mitarbeiter jederzeit Zugang zur BridgeFlow Asana Academy, in der sie verschiedene Anleitungsvideos für die Asana Funktionen finden. Durch umfassende Trainingseinheiten wurden Top-Manager und Mitarbeiter in die Lage versetzt, Asana nahtlos in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren und so die Effizienz und Effektivität im gesamten Unternehmen zu steigern. Die Ausbildung von Asana Champions sicherte das Know-How im Team. In zusätzlichen 1:1 Consulting Sessions mit Ampverse’s CEO wurden transparente Dashboards und Reportings erstellt.
Die Auswirkungen der Beratung und der Schulungen waren tiefgreifend. Ampverse beobachtete einen signifikanten Anstieg der Asana-Nutzung in allen Teams, wobei jedes Team maßgeschneiderte Projekte und Tracking-Methoden entwickelte, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten waren. Darüber hinaus gab es eine bemerkenswerte Zunahme des Interesses an der Erstellung eigener Automatisierungs- regeln, die die Arbeitsabläufe weiter optimieren und die Effizienz steigern.
Ampverse schätzte das Engagement und die sorgfältige Planung von BridgeFlow, die den Bedarf an umfangreichen Vorbereitungen oder langen Diskussionen trotz Zeitzonenunterschieden minimierte. Dieser strukturierte Ansatz sparte wertvolle Zeit und Ressourcen und erleichterte eine reibungslose Zusammenarbeit.
Ergebnisse
Mit Hilfe von BridgeFlow hat Ampverse optimierte Besprechungsprozesse und Tools für die Zusammenarbeit eingeführt:
- Standardisierte Besprechungsprotokolle
- Management-Berichtsportfolio-Strukturen
- Do’s und Don’ts Richtlinien
- Zentralisierter Informationsaustausch über ein „All User“-Team
- OKR Struktur
- Reportingstrukturen
Maßgeschneidertes Asana-Training mit BridgeFlow
Die Einrichtungsphase war nur der Anfang der Reise mit Asana. Ampverse wusste, dass das gesamte Team für eine weit verbreitete Annahme und effektive Nutzung Anleitung und Schulung benötigte. BridgeFlow entwickelte ein maßgeschneidertes Schulungsprogramm, das die Anforderungen der einzelnen Abteilungen berücksichtigte.
Diese Schulungen wurden in Form von Online-Webinaren durchgeführt, um sie für die Teammitglieder an verschiedenen Standorten auf der ganzen Welt komfortabel zu gestalten. Die Sitzungen konzentrierten sich nicht nur auf die anfängliche Einrichtung, sondern auch auf die Nutzung der Kernfunktionen von Asana. Durch interaktive Sitzungen und praktische Übungen erlangten die Teilnehmer die Fähigkeit und das Vertrauen, Asana bei ihren täglichen Aufgaben effektiv zu nutzen. Dadurch wurde das Team in die Lage versetzt, Asana nahtlos in die Arbeitsabläufe zu integrieren und die Produktivität und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu verbessern.
„Das Engagement und die sorgfältige Planung des Bridgeflow-Teams waren von unschätzbarem Wert. Trotz des Zeitzonenunterschieds war die Kommunikation immer effizient. Ihre gut strukturierte Herangehensweise minimierte den Bedarf an umfangreichen Vorbereitungen oder Hin- und Her-Diskussionen und sparte uns wertvolle Zeit und Ressourcen.“
Su Pradya, Head of Business Intelligence and Operations
Herausragende Partnerschaft
Darüber hinaus dienten die BridgeFlow-Experten für Ampverse als direkte Ansprechpartner durch das gesamte Projekt hinweg. Alle Asana-Nutzer bei Ampverse konnten jederzeit Support-Anfragen über das „Ask BridgeFlow Project“ einreichen und erhielten innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.
Dies gewährleistete eine zeitnahe Lösung von Ad-hoc-Fragen und erleichterte die nahtlose Kommunikation. Die BridgeFlow-Experten, die als Gäste in das Asana von Ampverse integriert waren, ermöglichten eine direkte Interaktion über Asana-Aufgaben, wodurch unnötige E-Mails überflüssig wurden.
Außergewöhnliche Teamarbeit
Die Teamleads, auserwählte Asana Champions und das C-Level von Ampverse arbeiteten eng mit BridgeFlow zusammen. Die Partnerschaft wurde für ihre Effektivität bei der Implementierung von Asana besonders gelobt. Die nahtlose Koordination und Kommunikation von BridgeFlow waren entscheidend für den Erfolg.
Empfehlung
„Der Ansatz von BridgeFlow hat nicht nur unsere Prozesse gestrafft, sondern auch unsere Teams befähigt, was letztendlich zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Zusammenarbeit geführt hat. Ich würde nicht zögern, BridgeFlow jedem Unternehmen zu empfehlen, das das volle Potenzial von Asana ausschöpfen möchte.“
Su Pradya, Head of Business intelligence and Operations
Interesse geweckt?
Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.
