Case Study: P&T Paper & Tea GmbH
Ein im Wachstum begriffenes Unternehmen wie PAPER & TEA braucht zuverlässige Kommunikations-Tools. Vor allem die Transparenz bei Verantwortlichkeiten und der Überblick über Deadlines war eine Grundvoraussetzung, um die Koordination bis in alle Stores hinein optimal realisieren zu können. BridgeFlow leistete bei der Einführung von Asana Unterstützung auf Augenhöhe und passte das Tool flexibel an die speziellen Needs des Unternehmens an.
Quick Check
Fakten:
- Unternehmen in der Wachstumsphase
- Verbesserungswürdige Kommunikationsprozesse
- Intensive Schulungssitzungen
- Flexible Anpassung des Asana-Tools
Ziele:
- Steigerung von Transparenz und Effizienz
- Zuverlässigkeit von Timelines erhöhen
- Klare Verantwortlichkeiten definieren
- Visualisierung von Workloads
Zeitraum:
- ca. 4 Monate
Resultate:
- Steigerung des Verständnisses für Aufbau und Strukturierung von Aufgaben
- Erhöhte Transparenz
- Verbesserten Planung und Umsetzung von Marketingkampagnen
- Klare Definition von Verantwortlichkeiten
Die Herausforderung
Das Unternehmen PAPER & TEA befindet sich mitten in einer schnellen Wachstumsphase. Allein 2022 gelang es dem engagierten Team, sieben Stores in nur acht Wochen zu eröffnen. Die Vision, mit den Concept Stores auch in weiteren Ländern Europas das Tee-Gefühl zu vermitteln, kommt mit immensen Herausforderungen daher.
Kommunikation und Koordination mit erheblichen Mängeln
Zusammenarbeit transparenter und effizienter gestalten
Eine weitere Anforderung bestand in einer umfassenden Visualisierung von Workloads, insbesondere in zeitlich konkurrierenden Projekten. Asana sollte insgesamt die Geschäftsprozesse auf ein neues Niveau heben und die professionellen Abläufe beschleunigen. Großer Wert wurde dabei auf die Zuordnung klarer Verantwortlichkeiten gelegt, die durch die Plattform deutlich besser definiert und kommuniziert werden können. Asana wurde so zum Dreh- und Angelpunkt der unternehmensweiten Zusammenarbeit, um eine standardisierte Arbeitsweise zu etablieren. Mit der Einführung von Asana sollten folgende Ergebnisse erzielt werden:
- Schnellere Umsetzung von professionellen Prozessen
- Einführung eines zentrales Projektsteuerungstools
- Klare Verantwortlichkeiten erkennbar machen
- Ein Tool als Basis der Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen
- Standardisierte Arbeitsweise
- Design, Umsetzung und Dokumentation von Prozessen in Asana
- Steigerung der Produktivität
- Ressourcen schonen und effektiv einsetzen
Die Lösung
Die Beteiligten
Die Implementierung
Die Adaption
Durch Schulungssitzungen mit BridgeFlow konnte ein tieferes Verständnis für die verschiedenen Ebenen wie Aufgaben, Unteraufgaben, Projekte und Portfolios entwickelt werden, was zu einer effizienteren und strukturierteren Arbeitsweise im Unternehmen führte.
„Die Zusammenarbeit verlief auf Augenhöhe. Hari Arti hat sich hervorragend auf die Bedürfnisse und unterschiedlichen Level der Gesprächspartner eingelassen. Die gebuchten Termine dienten als Rahmen, in dem verschiedene Fragen bearbeitet wurden.“
Christian Hettinger, COO
Das Ergebnis
Transparenz und Integration bis in die Stores
Bessere Koordination für erfolgreiche Marketingkampagnen
Gesteigerte Effizienz im Einzelhandelsgeschäft
Eine agilere und effektivere Organisation
Der Einsatz von Asana hat in der Organisation zu einer Vielzahl von erreichten Zielen geführt, wobei es schwer ist, das genaue Ausmaß zu definieren, da Asana in verschiedenen Bereichen intensiv genutzt wird. Die wichtigsten Ergebnisse sind:
- Belebung und Optimierung der Prozesse. Asana dient oft als erste Antwort, wenn es darum geht, Abläufe zu beleben und effizienter zu gestalten.
- Angesichts der unterschiedlichen Grade an Know-how im Team, der hohen Geschwindigkeit, mit der gearbeitet wird, und der fortwährenden Ressourcenknappheit war das wichtigste Ziel, das mit Asana erreicht werden konnte, die Schaffung von Transparenz. Die Plattform ermöglicht es, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zu definieren, den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen und Engpässe schnell zu identifizieren.
- Daraus ergibt sich eine bessere Kontrolle über die Projekte, Ressourcen können effizienter zugewiesen werden.
- Insgesamt hat der Einsatz von Asana die Organisation agiler und effektiver gemacht.
Empfehlung
„Bridgeflow versteht es gut, sich neben der reinen Anwendungsberatung in die Anforderungen von Kunden hineinzuversetzen und dabei nicht nur die obere Flughöhe einzunehmen, sondern im Detail mitzugestalten.“
Christian Hettinger, COO
P&T Paper & Tea GmbH unterhält Concept Stores, in denen das Erlebnis Tee zelebriert wird. Niederlassungen gibt es bisher in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit weiteren geplanten Eröffnungen in den Niederlanden, in Belgien, Dänemark und Norwegen. Im Jahr 2012 entstand der erste Store in Berlin-Charlottenburg, 2014 ein weiteres Geschäft in Berlin Mitte. Inzwischen arbeiten rund 30 Personen für das Unternehmen, das auch den Handel mit Tees und Accessoires beliefert.
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