Case Study Helm AG:
Effizientere Zusammenarbeit der Cross-Teams

Der Geschäftsbereich Pharma, als Teil des Konzerns mit weltweit über 100 Niederlassungen und einem breiten Vertriebsportfolio, muss sich auf eine effiziente Zusammenarbeit der Teams verlassen können. BridgeFlow half dabei, die Synergien für die länder- und funktionsübergreifenden Teams zu schärfen. Der Beratungsansatz bei der Einführung von Asana und die Abbildung der eigenen Prozesse sorgte für eine schnelle Adaption des Tools bei den Teammitgliedern. Mit Erfolg: Nach nur einem Monat wurden die angestrebten Ziele bereits zum großen Teil erreicht.

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Quick Check

Fakten:

  • Zusammenarbeit musste effizienter werden
  • Einführung mit Coaching-Ansatz
  • Abbildung der eigenen Prozesse in Asana
  • Aktive Beteiligung beim Rollout

Ziele:

  • Medienbrüche beseitigen
  • Informationen auf einer einheitlichen Plattform
  • Klarheit und Transparenz für Verantwortlichkeiten
  • Effizienz der funktions- und standortübergreifenden Teams verbessern

Zeitraum:

  • 2 Monate Analysephase, ca. 7 Monate Beratungsprozess

Resultate:

  • Prozessabläufe wurden optimiert
  • Erhöhte Klarheit bei den Verantwortlichkeiten
  • Priorisierung von Aufgaben wurde vereinfacht
  • Zusammenführung von Informationen verschiedener Quellen
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Die Herausforderung

Der Geschäftsbereich Pharma agiert weltweit und vertreibt seine Entwicklungsprodukte in über 60 Ländern. Für das globale Netzwerk von 14 Entwicklungspartnern und 35 Herstellern sowie dem internationalen Entwicklungsteam ist eine reibungslose Zusammenarbeit und klare Kommunikation unerlässlich. Daher war es das Hauptziel des Geschäftsbereiches Pharma der HELM AG bei der Einführung von Asana, eine verbesserte Effizienz in der Zusammenarbeit der funktions- und standortübergreifenden Teams zu erreichen sowie Projektstatus-Transparenz für das Management herzustellen.
Helm AG
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Ineffiziente Zusammenarbeit bei länder- und funktionsübergreifenden Team

Die Hauptprobleme, die zum Einsatz von Asana führten, waren vielfältig und betrafen vor allem die ineffiziente funktions- und länderübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Nutzung unflexibler Gantt-Charts und starrer Wasserfallplanung als Projektberichtssystem erwies sich als hinderlich, da es die Anpassung an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten erschwerte.

Zudem mussten Daten regelmäßig manuell aus verschiedenen verstreuten Quellen wie MS Projects, Exceltabellen, Worddokumenten, PowerPoint-Präsentationen und Besprechungsprotokollen zusammengetragen werden, was zu ständig veralteten Informationen im System führte. 

Dies wiederum hatte zur Folge, dass die Teammitglieder einen Großteil ihrer Zeit mit Erklärungen und der Organisation der Arbeit verbrachten, Effizienzverluste, nicht zuletzt durch Doppelarbeit, sowie verzögerte Problemerkennung waren weitere Schmerzpunkte. Die fehlende Übersicht und unklare Aufgabenverteilung trugen ebenfalls zu diesen Problemen bei, die im gesamten Entwicklungsbereich sowie an dessen Schnittstellen spürbar wurden.

Das Ziel für den Einsatz von Asana bestand darin, Medienbrüche zu beseitigen und projektbezogene Daten und Informationen auf einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen. Das sollte Klarheit und Transparenz in Bezug auf Verantwortlichkeiten schaffen und die funktions- und standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtern, um die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig ging es darum, dem Management Transparenz in Bezug auf den Projektstatus zu bieten.

Die Lösung

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Prozess der Einführung mit Coaching-Ansatz

Die Einführung von Asana verlief reibungslos, da der gesamte operative Ablauf sorgfältig geplant wurde, um einen umfassenden Überblick darüber zu geben, worauf besonders geachtet werden musste. Die Kernpunkte waren

  • strukturiertes Vorgehen
  • Flexibilität
  • Anpassungsfähigkeit
  • aktive Beteiligung

Das strukturierte Vorgehen schuf eine solide Grundlage für den gesamten Prozess. Gleichzeitig zeichnete sich die Einführung durch ausreichende Flexibilität aus, um die geplanten Sitzungen und Schwerpunktthemen an die sich entwickelnden Erkenntnisse und den tatsächlichen Lernbedarf anzupassen. Diese Anpassungsfähigkeit erwies sich als äußerst wertvoll, da sie sicherstellte, dass die Einführung von Asana stets den aktuellen Anforderungen entsprach.

Das gesamte Verfahren ähnelte mehr einem Beratungsansatz, bei dem keine vorgefertigten Lösungen präsentiert, sondern gemeinsam erarbeitet wurden. Dies förderte die aktive Beteiligung und den Wissensaustausch innerhalb des Teams und trug dazu bei, dass die Umstellung auf Asana erfolgreich und nachhaltig war.
Die Erwartungen deckten sich mit dem Prozess, den BridgeFlow gemeinsam mit den Stakeholdern entwickelte:

  • Schnelle Implementierung von Asana,
  • Bereitstellung und Erklärung von best practices,
  • Unterstützung bei der Abbildung der eigenen Prozesse in Asana,
  • Schulungen für die Key User.
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Verbesserungen schon beim Rollout spürbar

Die Analysephase für die Implementierung dauerte 2 Monate, der gesamte Beratungsprozess, aufgrund der gestaffelten Einführung in verschiedenen Bereichen, etwa 7 Monate. Dabei brachte der Einsatz von Asana für die Beteiligten keine großen Überraschungen, sondern eher die Bestätigung, dass die richtige Entscheidung getroffen wurde. Die spürbaren Verbesserungen waren äußerst zufriedenstellend:

  • Die Prozessabläufe wurden deutlich optimiert, was zu einer erhöhten Effizienz führte.
    Besonders hervorzuheben ist die gesteigerte Klarheit der Verantwortlichkeiten und die erhöhte Transparenz unter den Projektmitgliedern, die zu einer besseren Zusammenarbeit beitrugen.
  • Die Priorisierung von Aufgaben wurde erheblich vereinfacht, was es dem Team ermöglichte, sich besser auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
  • Zudem führte die Zusammenführung verschiedener Quellen von Aufgaben in Asana zu mehr Zeit, die den eigentlichen Themen und Projekten gewidmet werden konnte, da die Verwaltung und Organisation wesentlich effizienter wurde.

Hervorragende Zusammenarbeit

Die beteiligten Stakeholder bei dem Prozess der Einführung kamen aus den Bereichen Marketing&Launch, Entwicklung, Life-Cycle Management, Operativer Einkauf und Zulassung. Die Zusammenarbeit mit allen BridgeFlow-Mitarbeitern wurde als sehr gut wahrgenommen.
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„Unser direkter Ansprechpartner für die Implementierung war auch außerhalb der Sitzungen erreichbar, um Zwischenfragen zu beantworten. Die Atmosphäre war immer entspannt, positiv und auf Lösungsfindung ausgerichtet.“

Dr. Thomas Roos, Leitung Life-Cycle Management, Marketing & Launch

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Das Ergebnis

Klare Verantwortlichkeiten und transparentere Arbeitsweise

Nach der Einführung von Asana wurden die größten Veränderungen in den drei Projektorganisationen Entwicklung, Life-Cycle Management und Launch Management festgestellt. Jetzt war es in diesen Bereichen möglich, Aufgaben deutlich einfacher nachzuverfolgen, da mit Asana klare Verantwortlichkeiten und Abgabetermine zugewiesen werden können. Dies führte zu einer ersten spürbaren Verbesserung, da weniger Nachverfolgungsaufwand erforderlich war. Die Teammitglieder begannen von sich aus, Aktualisierungen vorzunehmen und neue Informationen in Asana bereitzustellen. Zudem zeigte sich eine gesteigerte Bereitschaft, neue Aufgaben, die sich aus vorangegangenen Arbeiten ergaben, selbständig den Projekten hinzuzufügen. Dies führte zu einer insgesamt effizienteren und transparenteren Arbeitsweise in den genannten Teams.

Nachhaltigkeit ist erreicht, wenn Teams den maximalen Nutzen ziehen

In nur einem Monat nach der Einführung von Asana konnten die Teams das angestrebte Ziel bereits in einem hohen Maße umsetzen. Die Effizienz und die Organisation der Arbeitsprozesse haben sich deutlich verbessert, und die Teams sind besser in der Lage, ihre Aufgaben zu koordinieren und zu verfolgen. Der Idealzustand – Medienbrüche zu beseitigen und vollständige Transparenz bei den Verantwortlichkeiten herzustellen – ist noch nicht vollständig erreicht worden. Das ist teilweise darauf zurückzuführen, dass immer noch neue Mitglieder in das Team aufgenommen werden, die aus Bereichen kommen, in denen bisher weder Projektmanagement noch Erfahrung mit unterstütztem Workmanagement existierte. Es ist zu erwarten, dass es noch mehrere Monate dauern wird, bis die Vorteile von Asana in allen Bereichen sichtbar werden und die Teams den maximalen Nutzen aus dieser neuen Arbeitsweise ziehen können.
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Empfehlung

„Wir würden BridgeFlow auf jeden Fall weiterempfehlen, denn die Zusammenarbeit war immer offen und nach vorne gerichtet. Außerdem war es möglich Aktivitäten, Sitzungen und Inhalte flexibel anzupassen und auch zu verschieben.“

Dr. Thomas Roos, Leitung Life-Cycle Management, Marketing & Launch

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Die HELM AG ist ein traditionsreiches Hamburger Familienunternehmen mit über 120-jähriger Geschichte. Als eine multifunktionale Vertriebsorganisation ist sie in den Bereichen Chemikalien (Feedstocks und Derivatives), Pflanzenschutzmittel, pharmazeutische Wirkstoffe und Arzneimitteln sowie Düngemittel tätig. HELM gehört heute zu den weltweit größten Chemie-Marketingunternehmen und sichert mit mehr als 100 Niederlassungen, Verkaufsbüros und Beteiligungen in über 30 Ländern durch spezifische regionale Kenntnis den Zugang zu den wichtigsten Märkten.
www.helmag.com/de/

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De Beers
Zur Optimierung der Kommunikationsprozesse unterstützten wir De Beers mit umfangreichen Workflow-Analysen und dem angepassten Einsatz von Asana. Der Erfolg zeigt sich innerhalb kürzester Zeit in beeindruckenden Ergebnissen.
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Paper & Tea

Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.