Case Study Helm AG :
Une collaboration plus efficace entre les équipes fonctionnelles et intersectorielles

La division Pharma, qui fait partie d’un groupe de plus de 100 filiales dans le monde et d’un large portefeuille de distribution, doit pouvoir compter sur une collaboration efficace entre les équipes. BridgeFlow a contribué à renforcer les synergies entre les équipes nationales et interfonctionnelles. L’approche de conseil lors de l’introduction d’Asana et la représentation de ses propres processus ont permis une adaptation rapide de l’outil par les membres de l’équipe. Avec succès : en un mois seulement, les objectifs fixés ont été largement atteints.
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Quick Check

Faits :

  • La coopération devait être plus efficace
  • Introduction à l’approche du coaching
  • Représentation de vos propres processus dans Asana
  • Participation active au déploiement

Objectifs :

  • Éliminer les fractures médiatiques
  • Informations sur une plate-forme unique
  • Clarté et transparence des responsabilités
  • Améliorer l’efficacité des équipes interfonctionnelles et inter-sites

Délai :

  • 2 mois de phase d’analyse, environ 7 mois de processus de consultation

Résultats :

  • Les processus ont été optimisés
  • Clarification accrue des responsabilités
  • La hiérarchisation des tâches a été simplifiée
  • Regroupement d’informations provenant de différentes sources
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Le défi

La division Pharma est présente dans le monde entier et distribue ses produits de développement dans plus de 60 pays. Le réseau mondial de 14 partenaires de développement et de 35 fabricants, ainsi que l’équipe de développement internationale, a besoin d’une bonne collaboration et d’une communication claire. Par conséquent, l’objectif principal de la division Pharma de HELM AG lors de l’introduction d’Asana était d’améliorer l’efficacité de la collaboration entre les équipes fonctionnelles et inter-sites et d’assurer la transparence de l’état du projet pour la direction.
Helm AG
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Une collaboration inefficace au sein d'équipes transnationales et interfonctionnelles

Les principaux problèmes qui ont conduit à l’utilisation d’Asana étaient multiples et concernaient principalement l’inefficacité de la coopération opérationnelle et transnationale au sein de l’entreprise. L’utilisation de diagrammes de Gantt rigides et d’une planification rigide des cascades comme système de compte rendu des projets s’est avérée problématique, car elle rendait difficile l’adaptation à l’évolution des besoins et des priorités.

En outre, les données devaient être régulièrement collectées manuellement à partir de diverses sources disséminées telles que MS Projects, feuilles de calcul Excel, documents Word, présentations PowerPoint et comptes rendus de réunions, ce qui aboutissait à des informations constamment obsolètes dans le système. 

De ce fait, les membres de l’équipe ont passé une grande partie de leur temps à expliquer et à organiser le travail, les pertes d’efficacité, notamment en raison de doubles emplois, et les retards dans l’identification des problèmes ont été d’autres points de douleur. L’absence de vue d’ensemble et l’imprécision de la répartition des tâches ont également contribué à ces problèmes, qui se sont fait sentir dans l’ensemble du domaine du développement et à ses interfaces.

L’objectif de l’utilisation d’Asana était de combler le fossé médiatique et de rassembler les données et informations relatives aux projets sur une plate-forme unique. Cela devrait apporter clarté et transparence en ce qui concerne les responsabilités et faciliter la coopération entre les fonctions et les sites afin d’accroître l’efficacité. Dans le même temps, il s’agissait d’offrir à la direction une transparence sur l’état d’avancement du projet.

La solution

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Processus d'introduction avec une approche de coaching

La mise en œuvre d’Asana s’est déroulée sans heurts, car l’ensemble du processus opérationnel a été soigneusement planifié pour donner une vue d’ensemble complète des éléments nécessitant une attention particulière. Les points clés étaient les suivants :

  • Une approche structurée
  • Flexibilité
  • Capacité d’adaptation
  • Participation active

L’approche structurée a constitué une base solide pour l’ensemble du processus. Dans le même temps, la mise en œuvre s’est caractérisée par une flexibilité suffisante pour adapter les réunions prévues et les thèmes prioritaires en fonction de l’évolution des connaissances et des besoins réels d’apprentissage. Cette capacité d’adaptation s’est avérée extrêmement précieuse, car elle a permis de garantir que le déploiement d’Asana soit toujours conforme aux exigences actuelles.

L’ensemble du processus s’apparente davantage à une approche consultative, qui ne consiste pas à présenter des solutions prêtes à l’emploi, mais à les élaborer conjointement. Cela a favorisé la participation active et le partage des connaissances au sein de l’équipe et a contribué au succès et à la durabilité de la migration vers Asana.
Les attentes correspondaient au processus développé par BridgeFlow en collaboration avec les parties prenantes :

  • Implémentation rapide d’Asana,
  • Mise à disposition et explicatinon des bonnes pratiques,
  • Soutien dans la repsrésentation des propres process Asana,
  • Formation pour les utilisateurs clés.
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Des améliorations perceptibles dès le déploiement

La phase d’analyse pour la mise en œuvre a duré 2 mois, l’ensemble du processus de consultation, en raison de la mise en œuvre échelonnée dans différents domaines, environ 7 mois. L’utilisation d’Asana n’a pas provoqué de grandes surprises pour les participants, mais plutôt la confirmation que la bonne décision a été prise. Les améliorations notables ont été très satisfaisantes :

  • Les déroulés de processus ont nettement été optimisés, ce qui augmenté l’efficacité.
  • Il convient de souligner en particulier la clarification des responsabilités et la transparence accrue entre les membres du projet, ce qui a contribué à une meilleure coopération.
  • La hiérarchisation des tâches a été considérablement simplifiée, ce qui a permis à l’équipe de mieux se concentrer sur les tâches les plus importantes.
  • En outre, la fusion de différentes sources de tâches dans Asana a permis de consacrer plus de temps aux thèmes et projets proprement dits, grâce à une gestion et une organisation beaucoup plus efficaces.

Superbe collaboration

Les parties prenantes impliquées dans le processus de mise en œuvre provenaient des secteurs du marketing et du lancement, du développement, de la gestion du cycle de vie, des achats opérationnels et de l’homologation. La collaboration avec tous les employés de BridgeFlow a été très bien perçue.
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„Notre interlocuteur direct pour la mise en œuvre était également joignable en dehors des réunions pour répondre aux questions intermédiaires. L’atmosphère a toujours été détendue, positive et orientée vers la recherche de solutions. »

Dr Thomas Roos, responsable de la gestion du cycle de vie, du marketing et du lancement

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Le résultat

Des responsabilités claires et des façons de travailler transparentes

Après l’introduction d’Asana, les changements les plus importants ont été observés dans les trois organisations de projet Développement, Gestion du cycle de vie et Gestion du lancement. Dans ces domaines, il est désormais possible de suivre les tâches beaucoup plus facilement, car Asana permet de définir clairement les responsabilités et les délais de livraison. Il en est résulté une première amélioration notable en réduisant les efforts de suivi. Les membres de l’équipe ont commencé à faire des mises à jour et à fournir de nouvelles informations dans Asana. En outre, on a constaté une volonté accrue d’ajouter de manière autonome aux projets de nouvelles tâches découlant de travaux antérieurs. Il en est résulté une efficacité et une transparence accrues au sein de ces équipes.

La durabilité est atteinte quand les clients tirent le maximum d’avantages

Un mois seulement après le lancement d’Asana, les équipes ont déjà atteint l’objectif visé. L’efficacité et l’organisation des processus de travail se sont nettement améliorés et les équipes sont mieux à même de coordonner et de suivre leurs tâches.

L’idéal, à savoir la suppression des fractures médiatiques et la transparence totale des responsabilités, n’a pas encore été atteint. Cela s’explique en partie par le fait que l’équipe continue de recruter de nouveaux membres issus de secteurs où la gestion de projet et la gestion assistée du travail n’existaient pas jusqu’à présent. Il faudra encore plusieurs mois pour que les avantages d’Asana soient visibles dans tous les domaines et que les équipes puissent tirer le meilleur parti de cette nouvelle façon de travailler.

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Recommandation

„Nous recommandons fortement BridgeFlow, car la collaboration a toujours été ouverte et orientée vers l’avenir. En outre, les activités, les réunions et le contenu pouvaient être adaptés et reportés de manière flexible.“

Dr Thomas Roos, responsable de la gestion du cycle de vie, du marketing et du lancement

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L’entreprise HELM AG est une société familliale traditionnelle hambourgeoise ayant une histoire de 120 ans. En tant qu’organisation de distribution multifonctionnelle, elle est active dans les secteurs des produits chimiques (produits d’alimentation et dérivés), des produits phytopharmaceutiques, des substances pharmaceutiques actives et pharmaceutiques et des engrais. HELM est aujourd’hui l’une des plus grandes sociétés de commercialisation de produits chimiques au monde et, avec plus de 100 succursales, bureaux de vente et participations dans plus de 30 pays, elle assure l’accès aux principaux marchés grâce à une connaissance régionale spécifique. www.helmag.com
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Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.