Étude de cas du groupe De Beers :
Optimisation des processus au sein de l’équipe Visual Merchandising

Pour De Beers, en tant qu’entreprise mondiale dans le secteur du diamant, le travail de l’équipe Visuel Merchandising est une vitrine. Pour optimiser les processus de communication, BridgeFlow assiste l’entreprise en analysant les flux de travail et en adaptant l’utilisation d’Asana Tools. Le succès se traduit par des résultats impressionnants : 53% des projets ont été achevés en seulement 6 mois.

Quick Check

Faits :

Optimiser le workflow
Phase d’analyse
Une formation complète aux Asana
Accompagnement de la transformation

Objectifs :

Déterminer les délais et communiquer les goulets d’étranglement
Coordonner les rendez-vous et les rendre transparents
Communication et mise en commun de l’information
Déploiement d’Asana comme nouvel outil de gestion de travail et de projet

Durée :

4 mois en 2021

Résultats :

la complexité des projets est plus gérable
la planification a été optimisée
la communication transversale a été simplifiée ;
le temps consacré aux mises à jour de statut a été réduit

Le Défi

Le groupe De Beers est considéré comme le leader mondial du diamant et emploie 20.000 personnes. Le merchandising visuel est une tâche essentielle pour la présentation visuelle des articles de luxe afin d’assurer l’expérience d’achat ultime pour les bijoux en diamant. L’équipe a géré à la fois les ouvertures de magasins, les développements créatifs et le déploiement mondial de tous les matériaux destinés aux consommateurs, y compris les nouveaux emballages. Le défi à relever avec l’aide de BridgeFlow était d’optimiser les processus de travail de l’équipe Visuel Merchandising. L’objectif principal était d’identifier les délais et de les communiquer de manière transparente aux autres équipes, afin de mettre en évidence les goulets d’étranglement et de gérer efficacement les projets complexes.

Communication parfaite

Le travail de l’équipe Visual Merchandising est si complexe dans la planification et l’exécution que toutes les parties prenantes ont besoin d’une transparence et d’un contrôle absolus pour livrer et ouvrir des locaux commerciaux à temps dans le monde entier. Le manque de coordination avec les autres membres de l’équipe marketing a entraîné des problèmes dans ces processus de travail.

Cela s’est traduit par des rendez-vous manqués, des retards dans les projets et un temps excessif consacré à la transmission des mises à jour de statut lors des réunions intersectorielles. L’ensemble de la communication n’existait nulle part, mais était dispersé dans les e-mails, les messages d’équipe et les feuilles de calcul Excel. Un flux de travail optimisé a été recherché. La solution a été l’utilisation d’Asana comme nouvel outil de gestion de travail et de projet

„Portfolios d’Asana – cet outil était un Game-Changer pour nous. Cela apporte effectivement plus une valeur ajoutée que plus de travail“

Lihsia Jiang, responsable des achatsr

La solution

En collaboration avec les experts de BridgeFlow, le département a abordé la transformation de manière structurée. Une phase d’analyse approfondie a impliqué plus de 25 membres de l’équipe marketing de De Beers. L’objectif était d’organiser et de gérer efficacement plus de 50 projets et de fournir à la direction et aux différentes équipes du département un aperçu de l’avancement des projets et de la charge de travail

Étape 1: Analyse et formation

La phase d’analyse s’est étendue sur plusieurs semaines et a porté sur différents départements. Des méthodes éprouvées, telles que des entretiens avec des parties prenantes, ont permis de mieux comprendre le fonctionnement de l’équipe de marketing visuel de De Beers. En conséquence, avec l’aide de BridgeFlow, les parties prenantes ont acquis des connaissances essentielles sur :

l’efficacité des portefeuilles pour l’organisation du projet;
l’utilisation de la charge de travail pour l’estimation de la capacité ; et
l’utilisation de la chronologie pour les délais d’exécution des projets.

Étape 2 : Créer une expérience positive avec la formation

Le déploiement d’Asana a été caractérisé par des lignes de communication claires et une mise en œuvre efficace. L’adaptation de la plate-forme BridgeFlow aux besoins de De Beers et les processus de vote se sont déroulés sans complications ni retards. L’équipe n’a eu que des expériences positives avec les changements apportés au processus de travail. Une formation approfondie et un soutien continu de la part de l’équipe BridgeFlow ont permis d’y parvenir.

Étape 3 : Déroulements efficaces grâce à une communication optimisée

Alors qu’auparavant il était difficile d’appréhender la complexité des projets, l’équipe Visual Merchandising peut désormais s’en charger facilement grâce à Asana. Les employés sont en mesure de définir leurs échéances avec une chronologie et des jalons. Grâce aux workloads et aux portefeuilles, les membres de l’équipe peuvent mieux évaluer et gérer leur flux de travail individuel et organiser leurs projets de manière cohérente. Même dans le cas d’une application standardisée, la flexibilité de l’outil permet à l’individu d’adapter le travail à son style préféré.

Le résultat

Travailler plus efficacement, créer plus

Dans l’ensemble, le processus de transformation a été une réussite totale. Les membres de l’équipe peuvent mieux assumer leurs responsabilités, optimiser la planification et simplifier la communication intersectorielle. Avec des résultats impressionnants ! L’équipe de Merchandising Visuel chez De Beers a

réduit le temps nécessaire à la mise à jour du statut,
optimise les briefings de marché et
l’efficacité du travail, ce qui permet d’achever un plus grand nombre de projets en moins de temps.

Recommandation

De Beers Group s’est montré plus que satisfait du succès obtenu et est prêt à recommander BridgeFlow à d’autres entreprises. Les outils, les méthodes et l’accompagnement du processus de transformation fournis par BridgeFlow ont joué un rôle déterminant dans les résultats remarquables obtenus.

www.debeersgroup.com

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Paper & Tea

Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.

Helm

Wir halfen dabei, die Synergien für die länder- und funktionsübergreifenden Teams zu schärfen. Der Beratungsansatz bei der Einführung von Asana und die Abbildung der eigenen Prozesse sorgte für eine schnelle Adaption des Tools bei den Teammitgliedern.

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