Case Study De Beers Group:
Optimierung der Prozesse beim Visual Merchandising Team

Für De Beers als weltweit agierendes Unternehmen im Diamanten-Geschäft ist die Arbeit des Teams für Visuelles Merchandising ein Aushängeschild. Zur Optimierung der Kommunikationsprozesse unterstützt BridgeFlow das Unternehmen mit einer Analyse der Workflows und dem angepassten Einsatz von Asana Tools. Der Erfolg zeigt sich in beeindruckenden Ergebnissen: 53% der Projekte konnten in nur 6 Monaten abgeschlossen werden.

Quick Check

Fakten:

Workflow optimieren
Analyse-Phase
Umfassendes Asana-Training
Begleitung bei der Transformation

Ziele:

Vorlaufzeiten ermitteln und zeitliche Engpässe kommunizieren
Termine koordinieren und transparent gestalten
Kommunikation und Informationen bündeln
Roll-out von Asana als neues Work- und Projektmanagement-Tool

Zeitraum:

4 Monate in 2021

Resultate:

Die Komplexität der Projekte ist überschaubarer
Die Planung wurde optimiert
Die bereichsübergreifende Kommunikation wurde vereinfacht
Der Zeitaufwand für Status-Updates wurde reduziert

Die Herausforderung

Die De Beers Group gilt als das weltweit führende Diamanten-Unternehmen und beschäftigt 20.000 Mitarbeiter:innen. Visuelles Merchandising ist eine Kernaufgabe für die optische Präsentation der Luxus-Artikel, um das ultimative Einkaufserlebnis für Diamantschmuck zu gewährleisten. Das Team managed sowohl Einzelhandels-Eröffnungen als auch kreative Entwicklungen und den globalen Roll-out aller verbraucherorientierten Materialien, einschließlich neuer Verpackungen. Die Herausforderung, die mit Hilfe von BridgeFlow gelöst werden sollte, bestand darin, die Arbeitsprozesse des Teams für Visuelles Merchandising zu optimieren. Hauptanliegen war es, Vorlaufzeiten zu ermitteln und sie anderen Teams transparent zu kommunizieren, mit dem Ziel, zeitliche Engpässe sichtbar zu machen und die komplexen Projekte effektiv zu managen.

Reibungslose Kommunikation

Die Arbeit des Visual-Merchandising-Teams ist so komplex in der Planung und Ausführung, dass alle Beteiligten absolute Transparenz und Kontrolle benötigen, um Geschäftsräume weltweit pünktlich beliefern und eröffnen zu können. Aufgrund der mangelnden Abstimmung mit anderen Teammitgliedern der Marketingabteilung kam es zu Problemen in diesen Arbeitsabläufen.

Das äußerte sich in verpassten Terminen, Projektverzögerungen und einem übermäßigen Zeitaufwand für die Übermittlung von Status-Updates in bereichsübergreifenden Meetings. Die gesamte Kommunikation existierte an keinem Ort gebündelt, sondern war verstreut über E-Mails, Teams-Nachrichten und Excel-Tabellen. Gesucht wurde nach einem optimierten Workflow. Die Lösung war der Einsatz von Asana als neues Work- und Projektmanagement-Tool

„Portfolios von Asana – dieses Tool war ein Game-Changer für uns. Das bringt tatsächlich Mehrwert statt mehr Arbeit“

Lihsia Jiang, Purchasing Manager

Die Lösung

In Zusammenarbeit mit den Experten von BridgeFlow ging die Abteilung die Transformation strukturiert an. Eine eingehende Analyse-Phase involvierte mehr als 25 Mitglieder des Marketing-Teams bei De Beers. Ziel war es, über 50 Projekte effizient zu organisieren und zu managen sowie der Geschäftsleitung und den verschiedenen Teams innerhalb der Abteilung Einsicht in den Projektfortschritt und die Arbeitsbelastung zu verschaffen.

Step 1: Analyse und Einarbeitung

Die Analyse-Phase erstreckte sich über mehrere Wochen und verschiedene Abteilungen. Bewährte Methoden, wie Interviews mit Stakeholdern, ergaben tiefe Einblicke in die bisherige Arbeitsweise des Visual-Marketing-Teams von De Beers. Im Ergebnis dessen gewannen die Beteiligten mit Unterstützung von BridgeFlow bei der Einarbeitung wesentliche Erkenntnisse über:

die Wirksamkeit von Portfolios für die Projekt-Organisation,
die Verwendung von Workload zur Kapazitäts-Schätzung und
die Nutzung von Timeline für Projekt-Vorlaufzeiten.

Step 2: Mit Schulungen positive Erfahrungen schaffen

Der Rollout von Asana war geprägt von klaren Kommunikationslinien und einer effizienten Umsetzung. Die Anpassung der BridgeFlow-Plattform an die Bedürfnisse von De Beers und die Abstimmungsprozesse verliefen ohne Komplikationen und Verzögerungen. Mit den Veränderungen im Arbeitsprozess machte das Team ausschließlich positive Erfahrungen. Dafür sorgten umfassende Trainings und kontinuierliche Unterstützung durch das BridgeFlow-Team.

Step 3: Effiziente Abläufe dank optimierter Kommunikation

Während es früher eine Herausforderung war, die Komplexität von Projekten zu überblicken, ist diese Aufgabe für das Visual-Merchandising-Team dank Asana jetzt problemlos zu bewerkstelligen. Die Mitarbeiter sind in der Lage, ihre Fristen mit Timeline und Milestones zu definieren. Dank Workload und Portfolios können die Team-Mitglieder ihr individuelles Arbeitspensum besser einschätzen und bewältigen sowie ihre Projekte einheitlich gestalten. Selbst bei einer standardisierten Anwendung kann der Einzelne dank der Flexibilität des Tools die Arbeit an seinen bevorzugten Stil anpassen.

Das Ergebnis

Effizienter arbeiten, mehr schaffen

Insgesamt war der Transformationsprozess ein voller Erfolg. Die Teammitglieder können Verantwortlichkeiten besser wahrnehmen, die Planung optimieren und die bereichsübergreifende Kommunikation vereinfachen. Mit beeindruckenden Ergebnissen! Das Team für Visuelles Merchandising bei De Beers hat

den Zeitaufwand für Statusupdates reduziert,
Marktbriefings optimiert und
die Effizienz der Arbeit erhöht und so mehr Projekte innerhalb weniger Zeit abschließen können.

Empfehlung

Über den erreichten Erfolg zeigte sich die De Beers Group mehr als zufrieden und ist bereit BridgeFlow anderen Unternehmen zu empfehlen. Die von BridgeFlow bereitgestellten Tools, Methoden und die unterstützende Begleitung beim Transformationsprozess spielten eine entscheidende Rolle für die bemerkenswerten Ergebnisse.

Die De Beers Group ist das weltweit führende Diamantenunternehmen mit Expertise in den Bereichen Diamantenexploration, -abbau, -sortierung, -vermarktung und -handel. Zusammen mit den Joint-Venture-Partnern beschäftigt das Unternehmen mehr als 20.000 Mitarbeiter in der weltweiten Diamantenproduktion, viele davon in den Herkunftsländern Botswana, Kanada, Namibia und Südafrika.
www.debeersgroup.com

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Paper & Tea

Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.

Helm

Wir halfen dabei, die Synergien für die länder- und funktionsübergreifenden Teams zu schärfen. Der Beratungsansatz bei der Einführung von Asana und die Abbildung der eigenen Prozesse sorgte für eine schnelle Adaption des Tools bei den Teammitgliedern.

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