Case Study Messe Düsseldorf:Verbesserung der bereichsübergreifenden Abstimmungsprozesse
Quick Check
Fakten:
- Arbeitsprozesse optimieren
- Analyse-Phase
- individuelle Mitarbeiter-Schulungen
- Begleitung bei der Transformation
Ziele:
- Optimierung der Projektkoordination
- Kommunikation optimieren
- Informationen und Dateien transparent ablegen
- Roll-out von Asana als neues Work- und Projektmanagement-Tool
Zeitraum:
- 4 Monate in 2019
Resultate:
- Die Komplexität der Projekte ist überschaubarer
- Die Kommunikation wurde nachhaltig optimiert
- Die Arbeitsprozesse transparenter gestaltet
- Der Zeitaufwand für Abstimmungsmeetings wurde deutlich reduziert
Die Herausforderung
Effiziente Abstimmungsprozesse
Die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen ist so komplex in der Planung und Ausführung, dass alle Organisationseinheitenabsolute Transparenz benötigen, um einen erfolgreichen Ablauf der Veranstaltungen sicherstellen zu können. Aufgrund des Einsatzes unterschiedlicher Kommunikationstechnologien kam es zu Verzögerungen im Betriebsablauf. Eine effizientere und transparentere Kommunikation war für einen reibungslosen Ablauf unumgänglich.
Die Lösung
Step 1: Umfangreicher Audit
Die Analysephase erstreckte sich über mehrere Wochen und involvierte verschiedene Abteilungen. Durch bewährte Methoden wie Interviews mit Stakeholdern erlangte das Team der Messe Düsseldorf tiefgreifende Einblicke in ihre bisherigen Arbeitsweisen. Dank der Unterstützung von BridgeFlow erlangten die Beteiligten wertvolle Erkenntnisse über:
- die Wirksamkeit von Portfolios zur Organisation von Projekten,
- die Verwendung von Workloads zur Schätzung der Kapazität
- die Nutzung von Timelines für Projektvorlaufzeiten.
Step 2: Individuelle Schulungen der Mitarbeter
Der Rollout von Asana wurde durch klare Kommunikationswege und eine effiziente Umsetzung geprägt. Die Anpassung der Plattform an die Bedürfnisse der Messe Düsseldorf durch BridgeFlow sowie die Abstimmungsprozesse verliefen reibungslos und ohne Verzögerungen. Das Team von der Messe Düsseldorf sammelte ausschließlich positive Erfahrungen mit den Veränderungen im Arbeitsprozess. Dies war nicht zuletzt auf umfassende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung durch das BridgeFlow-Team zurückzuführen.
Step 3: Optimierung der Abstimmungsprozesse
Das Ergebnis
Transparente Kommunikation ohne E-Mails
Trotz der anfänglichen Herausforderungen haben sich die Mitarbeiter der Messe Düsseldorf bereitwillig auf das neue System eingelassen. Sie investierten Zeit, um die Funktionen der Asana-Plattform effektiv zu nutzen, was letztendlich zu einer Steigerung ihrer Zufriedenheit und ihres Erfolgs führte. Diese positive Entwicklung blieb nicht unbemerkt.
Dank der zahlreichen Benachrichtigungsoptionen in Asana erfolgt die interne Kommunikation nicht mehr über E-Mails. Jan Albrecht, Mitarbeiter im Bereich Organisation, schätzt besonders den roten Punkt im Browser, der eine neue Mitteilung anzeigt. Darüber hinaus werden Besprechungsprotokolle und To-do-Listen in Asana eingestellt, sodass sie für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar sind. Fristen für Aufgaben werden deutlich angezeigt, ebenso wie deren Auswirkungen auf andere Aufgaben. Auf diese Weise behalten die Teams den aktuellen Projektstand, einzuhaltende Fristen und die anstehenden Aufgaben stets im Blick.
Effiziente Arbeit trotz in Krisenzeiten
Dank der Einführung von Asana konnte die Messe Düsseldorf einen enormen Vorteil erzielen, als der Großteil der Mitarbeiter aufgrund der Corona-Pandemie von heute auf morgen ins Homeoffice wechselte. Das System war bereits vollständig implementiert und einsatzbereit, wodurch die Zusammenarbeit zwischen den Teams nicht nur aufrechterhalten, sondern sogar gestärkt wurde. Die Arbeitszeit konnte effektiv genutzt werden, auch von zu Hause aus, indem Meetings inhaltlich und zeitlich besser strukturiert wurden.
Die Aufgabenzuweisung, die bisher während der wöchentlichen Stand-up-Meetings erfolgte, wird nun vollständig über Asana abgewickelt. Zudem können beliebig viele Personen – intern oder extern – in Projekte eingeladen werden, und ausstehende Fragen, Aufgaben und Anforderungen können nahtlos geteilt und aktualisiert werden.
Durch Asana ist der Status eines Projekts jederzeit einsehbar, und die Mitarbeiter der Messe Düsseldorf behalten nicht nur den Überblick, sondern können auch Aufgaben direkt über eine Jour-fixe-Agenda lösen, ohne jedes Detail mit dem Team besprechen zu müssen. Asana ermöglicht es dem Team, gemeinsam Großes zu leisten, und das sogar ortsunabhängig.
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