Case Study Rieter:
Wie die Einführung von Asana dank BridgeFlow gelang

In den letzten zwei Jahren führte der Rieter-Konzern, weltweit führender Anbieter von Systemen für die Kurzstapelfaser-Spinnerei, das Workmanagement-Tool Asana ein. BridgeFlow unterstützte das Unternehmen als Asana-Partner und begleitete bei der Analyse, Implementierung und Optimierung der Prozesse.

Quick Check

Fakten:

Asana-Trainings

Ziel:

Onboarding von rund 500 Mitarbeitenden verschiedener Rieter-Standorte in der Schweiz, in Deutschland, Indien, China und der Tschechischen Republik durch massgeschneiderte Workshops und Webinare.

Zeitraum:

2020 und 2021

Resultate:

Erstellung von Best-Practice-Prozessen wie Meetings, Anfragen und Ressourcenplanung
Mit regelmäßigen «Health Checks» wurden bestehende Prozesse und Projekte optimiert
Durchschnittliche Bewertung der Workshop-Teilnehmer: 8.5/10 Punkten
Seit 2020 mehr als 250 Mitarbeitende geschult
Professionelle Trainings und Handouts sorgen für nachhaltige Nutzung
Gemeinsames Verständnis der Asana-Funktionen

Zusammenarbeit mit BridgeFlow

Rieter zeichnet sich durch sehr gute Strukturen und klare Planungen aus. Die bis 2019 genutzten Tools kamen jedoch irgendwann an ihre Grenzen, und so entschied sich Rieter für Asana als Work Management Tool, um einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit zu schaffen. Für die erfolgreiche Einführung wurden BridgeFlow-Experten beauftragt. Durch die gemeinsame Analyse und regelmässige Calls konnten das für Rieter ideale Asana-Setup aufgebaut und die Mitarbeitenden professionell geschult werden.

Gemeinsame Strukturen sorgen für Homogenität

Jede Abteilung und jeder Standort hatten andere Prozesse und Routinen. So bestand die Gefahr, «verschiedene Asanas» aufzubauen und die gewünschte Homogenität zu erschweren. Zudem sollte von Anfang an sichergestellt werden, dass ein einheitliches Verständnis von Asana aufgebaut wird, sodass die Funktionen auf die gleiche Art und Weise genutzt werden.

Basierend auf diesen Zielen hat BridgeFlow durch zahlreiche Gespräche, Health Checks und Analysen ein für Rieter ideales Asana-Setup aufgebaut. Dadurch wurde eine Grundstruktur geschaffen, die global von allen Nutzern eingehalten wird. So wurde sichergestellt, dass Informationen nicht verstreut über mehrere Teams und Kanäle untergehen.

Einige Erfolgsbeispiele

Einheitliche Meeting-Prozesse für Teams
1:1 Meeting Template
Portfolio-Strukturen für Management Reportings
Eine Liste mit Dos and Don’ts als Regelwerk für die gemeinsame Nutzung
Ein gemeinsames «All User»-Team, um Informationen (Regeln, Updates …) zentral zu teilen

Trainings sorgen für das gemeinsame Verständnis

Das Setup war nur der erste Schritt. Zentral für die erfolgreiche Adaption eines neuen Tools ist die Nutzung durch die Mitarbeitenden. Dafür hat BridgeFlow ein für Rieter angepasstes Schulungskonzept in Form von Online-Webinaren konzipiert und durchgeführt.

Die Schulungen fanden auf Deutsch und Englisch für die Standorte in der Schweiz, in Deutschland, Indien, China und der Tschechischen Republik statt. Dabei wurden das Setup und die wichtigsten Asana Features für die individuellen Bedürfnisse bei Rieter verständlich erklärt und geübt.

„Asana ist mit seiner modernen Benutzeroberfläche zwar sehr ansprechend gestaltet und intuitiv bedienbar, kann jedoch ein professionelles Onboarding nicht ersetzen.“

Lorenz D. Braun, Process Manager Preparation/Endspinning

Die BridgeFlow-Experten begleiten beim Wachstum

Darüber hinaus sind die Experten von BridgeFlow als direkte Ansprechpartner für Rieter über ein gemeinsames Projekt verfügbar. Alle Asana-Nutzer bei Rieter können im «Ask BridgeFlow Project» Support-Anfragen stellen, die innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden.

Damit ist sichergestellt, dass Ad-hoc-Fragen rasch beantwortet werden können. Gleichzeitig lernen die Nutzer auch mit Externen – die BridgeFlow-Experten sind Gäste im Asana-Tool von Rieter – einfach und direkt über die Asana-Aufgaben zu kommunizieren – E-Mails sind überflüssig.

Hervorragende Zusammenarbeit

Die beteiligten Stakeholder bei dem Prozess der Einführung kamen aus den Bereichen Marketing&Launch, Entwicklung, Life-Cycle Management, Operativer Einkauf und Zulassung. Die Zusammenarbeit mit allen BridgeFlow-Mitarbeitern wurde als sehr gut wahrgenommen.

Empfehlung

„Die ‹Best-Case›-Prozesse von BridgeFlow sind ein grosser Bestandteil unseres Erfolgs mit Asana. Wir konnten den Vor- und Nachbearbeitungsaufwand je Meeting um eine Stunde reduzieren und haben gleichzeitig mehr Klarheit und Transparenz.“

Lorenz D. Braun, Process Manager Preparation/Endspinning

Rieter ist der weltweit führende Anbieter von Systemen für die Kurzstapelfaser-Spinnerei. Das Unternehmen mit Sitz in Winterthur (Schweiz) entwickelt und fertigt Maschinen, Systeme und Komponenten für die Verarbeitung von Naturfasern und synthetischen Fasern sowie deren Mischungen zu Garnen. Das Unternehmen ist mit 15 Produktionsstandorten in zehn Ländern vertreten und beschäftigt weltweit rund 4.420 Mitarbeitende.

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De Beers

Zur Optimierung der Kommunikationsprozesse unterstützten wir De Beers mit umfangreichen Workflow-Analysen und dem angepassten Einsatz von Asana. Der Erfolg zeigt sich innerhalb kürzester Zeit in beeindruckenden Ergebnissen.

Paper & Tea

Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.

Case Study Rieter: Wie die Einführung von Asana dank BridgeFlow gelang