Case Study NABA Feinkost: Ein Tool für eine effektive Aufgabenverwaltung

Seit 1991 entwickelt das Unternehmen Bioprodukte. Als Familienbetrieb handeln sie aus Überzeugung und mit Leidenschaft. Eine vielseitige, einfache und nachhaltige Ernährung liegt ihnen am Herzen: Zum Wohl der Verbraucher und zum Schutz des Planeten. Um Ihren Arbeitnehmern ein modernes und innovatives Umfeld bieten zu können, sind die Themen Digitalisierung, Kommunikation und transparentes Projektmanagement essentiell für ein produktives Miteinander. Wir durften die Firma dabei unterstützen, Asana als zentrales Tool für die Aufgabenverwaltung in der Organisation einzuführen und Prozesse zeitsparender und effizienter zu gestalten.
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Quick Check

Fakten:

  • Einführung von Asana als zentrales Tool für die Aufgabenverwaltung
  • Optimierung der Kommunikationsprozesse
  • Erarbeiten von individuellen Workflows
  • Rollout über die gesamte Organisation

Ziele:

  • Verbesserungen der internen Kommunikation
  • Optimierung der projektbezogenen Abstimmungen
  • Zentralisierung der Projektinformationen
  • Einheitliches Toolstack im Projektmanagement

Zeitraum:

  • 7 Monate

Resultate:

  • Teams arbeiten effizienter zusammen
  • Zeitersparnis bei Abstimmungsprozessen
  • Projektstatus transparent einsehbar
  • Professionelle Einführung und Schulung der Mitarbeiter
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Die Herausforderung

Als familiengeführtes Unternehmen entwickelt NABA neue Bio-Produkte und erweitert somit regelmäßig das Angebotsspektrum. Mit mehr als 150 Mitarbeitern in unterschiedlichen Organisationseinheiten müssen effiziente Tools helfen, den Überblick über diverse Projekte zu behalten. Das Unternehmen verwendete in der Vergangenheit in erster Linie Microsoft Outlook, um Statusupdates und die interne Kommunikation abzubilden, was zu Informationssilos führte. Die Organisation benötigte dadurch viel Zeit, um alle notwendigen Daten, Fakten und Updates zusammenzubringen und ein transparentes Lagebild zu erstellen.

Viele Mitarbeiter mussten auf neue Prozesse angeordnet werden und in Asana geschult werden, sodass die Akzeptanz erhöht und eine nachhaltige Nutzung des Systems sichergestellt werden kann.

Cremesuppen-NABA
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Ein Tool für alle Informationen

Alle projektrelevanten Informationen sollten in einem für alle Mitarbeiter zugänglichen System gesammelt und transparent dargestellt werden. Dadurch sollten die internen Kommunikationsprozesse effizienter gestaltet und individuelle Workflows eingeführt werden. Das Hauptziel des Projekts war es, die Zeit, die für das Suchen nach Informationen in der gesamten Organisation benötigt wurde, deutlich zu reduzieren.

„Uns gefällt besonders die gute Erreichbarkeit und die tiefe Detailkenntnis der Bridgeflow Berater.“

Dr. Philipp Theden, Geschäftsführer NABA Feinkost GmbH

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Die Lösung

Umfangreiche Analysen der internen Kommunikationsprozesse

Bevor Asana als zentrales Projektmanagement-Tool ausgerollt wurde, haben wir die internen Kommunikationsprozesse, die Meeting-Kultur, eingesetzte Tools und Verantwortlichkeiten dokumentiert. So konnten wir schnell Unterbrechungen und Engpässe in den Workflows identifizieren und spezielle Lösungsansätze entwickeln. Analysen, Interviews mit Stakeholdern sowie Aufzeichnungen halfen uns, ein effizientes Setup zu entwickeln, das auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgelegt war.

Erste Effekte traten schnell auf

Das motivierte Team des Unternehmens nahm Anregungen und Optimierungen schnell auf und half so für einen erfolgreichen Rollout von Asana als zentrales Kommunikationstool. Die Software wurde an die neuen Prozesse individuell angepasst, indem Templates für Meeting-Agendas, Projektpläne oder Prozessupdates erstellt und zügig in der Praxis umgesetzt wurden. Dadurch konnten erste positiv Effekte schnell eintreten, indem Vorbereitungszeiten signifikant reduziert wurden.

  • Die Prozessabläufe wurden erheblich verbessert, was zu einer gesteigerten Effizienz führte.
  • Besonders bemerkenswert ist die klarere Verteilung der Verantwortlichkeiten und die erhöhte Transparenz unter den Projektmitgliedern, was die Zusammenarbeit deutlich verbesserte.
  • Die Vereinfachung der Aufgabenpriorisierung ermöglichte es dem Team, sich gezielter auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
  • Zudem ermöglichte die Integration verschiedener Aufgabenquellen in Asana mehr Zeit für die eigentlichen Projekte, da die Verwaltung und Organisation wesentlich effizienter gestaltet wurde.
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Erreichbarkeit und Detailtiefe

Besonders beeindruckend empfanden die Mitarbeiter der NABA Feinkost GmbH die Detailtiefe und Fachkenntnis unserer Mitarbeiter. Durch unsere permanente Erreichbarkeit während des gesamten Prozesses standen wir den Mitarbeitern jederzeit zur Seite und konnten Fragen und Anregungen schnell aufgreifen und in die Schulung einfließen lassen.

Das Ergebnis

Transparente Prozesse und effektive Kommunikation

Nachdem Asana als zentrales Tool für das Projektmanagement eingeführt wurde, die Mitarbeiter intensiv geschult und die Beteiligten die ersten Wochen Erfahrungen mit den neuen Workflows sammeln konnten, stellten sich bereits erste positive Veränderungen dar. Meetings konnten effektiver gestaltet und durchgeführt werden. Die Anzahl der Meetings für Status-Updates konnte signifikant reduziert werden. Informationen konnten nun zentral und für alle Beteiligten zugänglich abgelegt werden. Informationen müssen nun nicht mehr in Power Point Präsentationen übernommen werden.

Nachhaltige Nutzung und hohe Akzeptanz

Schon während der Rollout-Phase standen die Mitarbeiter der NABA Feinkost GmbH den Veränderungen positiv gegenüber. Die Akzeptanz der neuen Workflows und Prozesse ist bis heute sehr hoch. So wurden Prozesse bereits weiterentwickelt und helfen, effektiver zu arbeiten, Zeiten für die Organisation von Meetings und Updates nachhaltig zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Asana ist bis heute das zentrale Tool für die interne Projektkoordination und besticht durch seine Flexibilität, sich an individuelle Prozesse anpassen zu können, und Userfreundlichkeit, sodass selbst Einsteiger professionell agieren und alle notwendigen Informationen schnell finden oder ablegen können.

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Empfehlung

„Wir haben Bridgeflow bereits anderen Unternehmen empfohlen, weil wir mit der Professionalität sehr zufrieden sind und die Flexibilität der Berater sehr schätzen.“

Dr. Philipp Theden, Geschäftsführer NABA Feinkost GmbH

Die NABA Feinkost GmbH ist einer der führenden Anbieter für gesunde, ressourcenschonende vegane und vegetarische Nahrungsmittel. Dafür verzichten sie auf Gentechnik, nutzen Erzeugnisse aus eigenem, regionalen Anbau und verwenden 100 % Ökostrom. Das Angebotssortiment umfasst über 300 verschiedene Produkte die interntional vertrieben werden. Das 1991 gegründete Familienunternehmen beschäftigt über 150 Mitarbeiter in Deutschland.

www.naba.de

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Paper & Tea
Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.
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Helm
Wir halfen dabei, die Synergien für die länder- und funktionsübergreifenden Teams zu schärfen. Der Beratungsansatz bei der Einführung von Asana und die Abbildung der eigenen Prozesse sorgte für eine schnelle Adaption des Tools bei den Teammitgliedern.